Пресса об автоматизации ресторана

Дополнительная информация

 

Телефон: (495) 737-75-56

Современный бизнес. Ресторан. Апрель 2008. Считаем деньги.

Считаем деньги!

Когда мы говорим об автоматизации, мы подразумеваем установку у заказчика программно-технического комплекса, обеспечивающего его потребности, - объясняет Владимир Двухименный, генеральный директор ЗАО «Ист-Консепт».
- Первым и необходимым условием является приобретение лицензии на использование того или иного пакета программ, которая может быть как бессрочной, так и оформленной на определенный срок. Как правило, лицензия на определенный срок значительно дешевле бессрочной. Если внедряющая организация не передает заказчику лицензию на право использования программного продукта, это означает, что данный пакет не является лицензионным, и его применение является противозаконным. Следующий этап после приобретения лицензии - настройка установленного пакета на объекте и обучение персонала основным приемам работы с системой.
- Минимальная конфигурация системы включает два рабочих места: одно в зале и одно - в кабинете руководителя, - рассказывает Максим Кузнецов, заместитель генерального директора ЗАО «Ист-Консепт».
– В качестве примера можно привести московское кафе «Байрон». Здесь установлены 1 рабочая станция в зале и 1 рабочее место (РМ) управляющего. Весь проект составил 173 тыс. руб. В исключительных случаях можно ограничиться одним рабочим местом в зале, но тогда менеджер и управляющий будут работать со служебной информацией поочередно, создавая помехи работе обслуживающего персонала (официант, бармен и т.д.). Стоимость программного обеспечения зависит от множества факторов. В первую очередь это его брэнд и функциональность, а также узнаваемость на рынке автоматизации. В основном, цена ПО складывается из стоимости базовой лицензии (в большинстве случаев на 1 РМ в зале и 1 РМ менеджера), дополнительных лицензий «Менеджер» и «Обслуживание посетителей», дополнительных модулей системы (модули скидок, тарификации бильярда (боулинга) и т.д.) В ряд ПО уже включены все модули и отпадает необходимость докупать их отдельно.
Услуги по установке ПО зависят от нескольких условий: количества станций, которые необходимо настраивать; специфики работы заведения (настройка серверной части); количества часов обучения; необходимости запуска объекта (демонстрации работы системы в тестовом режиме с адаптацией под нужды заведения); авторского надзора (нахождения специалиста на объекте в первый день работы заведения).
- В стоимость работы по автоматизации входят установка оборудования, его настройка и обучение персонала, - говорит Дмитрий Николаев, начальник отдела автоматизации компании «Ростехнология».
- Работа в ресторане с 3 рабочими местами стоит порядка 33 тыс. руб., каждое последующее место добавляет еще 5 тыс.: работа в ресторане, где оборудуются 5 АРМ, будет стоить около 43 тыс. руб. Другая работа (предположим, выгрузки в 1С или дополнительные часы обучения) оплачивается сверх указанной суммы.

Обучение персонала

- В рамках общей программы обучения работе в системе существуют различные направления, связные с ее администрированием, ведением складского учета и прочим, - объясняет Максим Кузнецов. - Таким образом, одновременно с установкой комплекса автоматизации обучение проходят все сотрудники заведения, работающие с системой: официанты, бармены, администраторы, управляющие, бухгалтеры и др. Срок зависит от уровня подготовки персонала, предыдущего опыта работы с автоматизированными системами, а также от масштаба заведения и сложности используемой технологии работы системы.
Особое внимание нужно уделить подготовке менеджера, чтобы в дальнейшем он мог самостоятельно обучать новых сотрудников. Рекомендуется проводить авторский надзор: именно на этом этапе возникает наибольшее количество вопросов у персонала, идет закрепление знаний, система окончательно настраивается.
В стоимость автоматизации обычно закладывается определенное количество часов обучения, достаточное при ответственном и организованном подходе персонала и управляющих. Первый месяц обслуживания и консультаций обычно предоставляется бесплатно, в дальнейшем за дополнительные часы обучения придется заплатить.

Что может ее изменить стоимость

- Увеличить конечную стоимость автоматизации заведения по сравнению с первоначальной (расчетной) могут два фактора, - считает Владимир Двухименный. - Первый – это нежелание заказчика прислушиваться к рекомендациям специалистов и отказ от части необходимого для реализации проекта оборудования и программного обеспечения. Как правило, это делается в целях экономии средств. В конечном итоге все равно приходится менять или докупать оборудование либо недостающее программное обеспечение. Разумеется, ни к какой экономии такие действия не приводят. На нашей практике таких случаев за много лет работы встречалось один или два. Чаще причиной удорожания является другой фактор – нежелание кого-либо из сотрудников заказчика осваивать новые технологии, что приводит к увеличению количества часов обучения. Но, как правило, в таких случаях при своевременном вмешательстве руководства заказчика все приходит в норму и нам удается сохранить рассчитанную стоимость проекта.
- Кроме того, увеличить сумму проекта могут дополнительные настройки и доработка системы, - говорит Максим Кузнецов. - Например: настройка дополнительных компонентов учета, интеграция с другими системами (1С: бухгалтерия, АСУ гостиницы и т.д.), настройка удаленного рабочего места, подключение дополнительного оборудования, настройка пейджеров для официантов, установка систем контроля доступа, систем видеонаблюдения и др.
- Как правило, отдельным договором осуществляются электромонтажные работы, прокладка кабелей или настройка компьютеров комплекса, не входящих в состав комплекса автоматизации, - продолжает Дмитрий Николаев. - Например, рабочее место бухгалтера, работающего в своей программе для бухгалтерского учета, куда настроен экспорт данных; система видеонаблюдения кассовых операций для регистрации всех случаев нарушений и мошенничества; эксклюзивные разработки; сервер, который не входит ни в одно рабочее место и устанавливается в помещение, недоступное обычному персоналу, и прочее. Увеличить стоимость автоматизации может изменение начального проекта или, к примеру, форс-мажорные обстоятельства (все оборудование залило водой). Также стоимость увеличивают дополнительные услуги: изготовление пластиковых карт, постановка фискального оборудования на учет в налоговой службе и т.д. Впрочем, у каждого заведения свои требования. Кому-то достаточно закупить «коробочную версию программы» для автоматизации, кому-то – ПО и некоторое оборудование, а кто-то стремится сделать автоматизацию «под ключ» вплоть до комплектации расходными материалами. Именно так, «под ключ», мы автоматизировали ресторанный комплекс «Бульвар»: 11 рабочих мест и 2 дополнительных. За 2 года работы был лишь один случай форс-мажора, и то - тогда просто отключили свет, и сервер работал на источнике бесперебойного питания.

Итог

- Условием максимально правильного предварительного расчета стоимости проекта являются профессионализм и порядочность исполнителя, а также готовность заказчика прислушиваться к рекомендациям профессионалов, - считает Владимир Двухименный.
- Максимально точно стоимость системы можно посчитать лишь в том случае, когда заказчик изначально точно знает, что он хочет видеть! – подчеркивает Максим Кузнецов. - Если же он не определился ни с системой работы заведения, ни с тем, где и какое оборудование покупать (у компании-автоматизатора или самостоятельно), то посчитать стоимость будет сложно.
- В среднем, оборудование ресторана на 100 посадочных мест с 5 рабочими местами и ПО обойдется порядка 400-450 тыс. руб., - говорит Дмитрий Николаев. – Окупаемость зависит от того, какая система автоматизации стояла ранее. Как правило, стоит система на базе 1С, установленная обычным программистом. У нас был опыт автоматизации одного ресторана в Ленинградской области, где стояла программа, написанная своим программистом. Уже через три недели после ее смены выручка выросла в два раза! Владельцы хватались за головы: куда до этого девались наши деньги? Таким образом, здесь система была окуплена фактически за месяц. Примерно за этот срок, месяц-два, она окупается, если до этого в заведении вообще не было системы автоматизации.


Современный бизнес. Ресторан. Март 2008. Стоимость автоматизации ресторана.

Считаем деньги!

Согласно статистике, расходы на нужды IT должны укладываться в 1,5-3% от оборота. Однако точную и окончательную стоимость проекта по автоматизации до окончания всех работ на объекте рассчитать очень сложно. В начале работ, как правило, определяется минимально необходимое, но далеко не всегда достаточное количество рабочих мест, подлежащих автоматизации. В процессе внедрения оно может быть увеличено. Кроме того, персоналу могут понадобиться дополнительные часы обучения. Поэтому стоимость проекта может вырасти. Рассмотрим, из чего же в целом складывается эта сумма.
- Просчитать стоимость автоматизации заведения заранее можно при условии, что руководитель (владелец) четко представляет, что он хочет получить, - говорит Дмитрий Николаев, начальник отдела автоматизации компании «Ростехнология». - Тогда просто составляется точный проект.

Количество рабочих мест

- Количество автоматизированных рабочих мест (АРМ) и их расположение зависит от многих факторов,
- объясняет Андрей Ждановский, генеральный директор компании «Имиджпойнт». - Это вместимость ресторана, его площадь, количество залов/зон и официантов/барменов. К примеру, в идеальном варианте ресторану на 80 или 120 мест, разделенному на 2 зала, потребуется по одному терминалу для официантов в каждый зал, один терминал кассира, принтер заказов для бармена как материально ответственного лица и два принтера заказов в горячий и холодный цеха производства, на которые будут поступать заказы с обоих терминалов официантов.
Считается, что один сотрудник обслуживает 10 гостей, поэтому ресторану на 100 посадочных мест достаточно 10 официантов (впрочем, часто хватает 8 человек и администратора). За одним терминалом, для обеспечения быстрой и эффективной работы обслуживающего персонала, может работать не более 4-5 человек. Поэтому на 100 посадочных мест обычно ставят не менее 2 терминалов. Но в зависимости от загрузки и проходимости ресторана устанавливают дополнительный АРМ для улучшения сервиса.
- Где именно будут стоять терминалы, зависит от формы зала и места сбора официантов, - подчеркивает Николай Бухтояров, ведущий инженер компании «Ростехнология». - Если зал длинный, то обычно одно АРМ официанта ставится в его начале, другое – в конце. Если зал круглый, они могут стоять фактически рядом, там, где предусмотрено место сбора официантов. Кроме того, многое зависит от того, куда уносится грязная посуда и где берутся заказываемые блюда. Если это происходит в одном месте, то обычно здесь же ставятся и АРМ официантов, если в разных, то рабочие места размещают и там, и там. Если кухня и зал расположены на разных этажах, то удобно, когда терминал стоит рядом с грузовым лифтом, чтобы официант, заказав блюдо, мог тут же дождаться его подачи.
Кроме АРМ официантов, в зал ставится касса с фискальным аппаратом – это еще одно рабочее место, только кассира. Иногда его совмещают с рабочим местом бармена, но с действующей стойкой бара сегодня работают очень мало ресторанов: все заказы чаще идут через официантов. Поэтому бармену терминал не ставится – только принтер марок.
В бэк-офисе устанавливаются обычно два терминала: один – для менеджера, занимающегося складом, второй – для бухгалтера-калькулятора. Таким образом, для начала работы ресторана на 100 посадочных мест достаточно 5 рабочих мест: 3 - во фронт-офисе и 2 – в бэк-офисе.
- При планировании расстановки терминалов официантов, барменов, кухонных принтеров в цехах важно смоделировать ситуации, которые могут возникнуть при максимальной загрузке ресторана, заранее предусмотреть возможность расширения количества терминалов и эргономично разместить существующие рабочие места, - уточняет Андрей Ждановский. - Нередка ситуация, когда при внедрении системы управления определяется действительно минимальное количество рабочих мест и оборудования. Но и в этом случае можно быстро исправить положение дел, если в начале проекта оптимально предусмотреть структуру кабельной слаботочной сети и иметь установленное активное оборудование с запасом ресурса для новых рабочих мест.

Стоимость терминалов

- Многое зависит от содержания АРМ обслуживания посетителей, - говорит Дмитрий Николаев. - Рабочая станция менеджеров, по большому счету, - это обычный офисный компьютер с монитором общей стоимостью порядка 15 тыс. руб. А вот рабочая станция официанта включает в себя сенсорный моноблок, состоящий из монитора и компьютера (35-45 тыс. руб.), - а также принтер пречеков (8-10 тыс. руб.). АРМ кассира может состоять из сборной рабочей станции (денежный ящик, сверху компьютер, монитор и клавиатура – все это порядка 25-30 тыс. руб.) или из денежного ящика (2-3 тыс. руб.), сверху которого – такой же моноблок, как у официанта. Клавиатура при этом не нужна. Кроме того, в АРМ кассира входит фискальный аппарат (порядка 26 тыс. руб.) и иногда сканер. Обычно кассир выбирает себе сборную рабочую станцию, но мы всем советуем моноблоки, которые удобнее: они занимают гораздо меньше места, которое на кассе всегда дефицит, и, кроме того, могут заменить терминал официанта, если он вдруг выйдет из строя. На кассу обязательно ставят источник бесперебойного питания на случай отключения света – чтобы успеть закрыть все счета. Кроме того, в оборудование для автоматизации ресторана входит сервер – центральный компьютер (порядка 40 тыс.руб.).

Оборудование: свое или компании-интегратора?

- Главный вопрос в данном аспекте, подойдет ли имеющееся оборудование заказчика для решения поставленных задач автоматизации, - комментирует Дмитрий Николаев.- Если имеющееся оборудование подходит под поставленные задачи автоматизации, его можно использовать в работе и это несколько удешевит стоимость всего проекта. Но не стоит забывать про такие факторы, как степень износа оборудования и его ресурс. Поэтому сложно гарантировать стабильность работы всего комплекса на таком оборудовании. Оборудование же, поставляемое компанией-интегратором, проходит тестирование на специальных стендах, имитирующих работу всего комплекса.
- Поэтому чаще всего компании-интеграторы берут на себя поставку комплексного решения, включающего программное обеспечение, необходимое оборудование, работы по внедрению и сопровождению, - говорит Андрей Ждановский. - И пусть это стоит чуть дороже, однако покупатель приобретает заранее подготовленное оборудование под конкретную кассовую систему и абсолютно точно подходящее для работы с ней. Также он имеет гарантийные обязательства на весь аппаратно-программный комплекс от одной компании и в результате экономит время на решении любых, возникающих не по его вине аппаратно-программных проблем, что не может не сказаться на росте эффективности производства.
В следующем номере мы продолжим разговор о том, из чего складывается стоимость автоматизации ресторана, а также подведем некоторый итог.

Программное обеспечение и работа

- Когда мы говорим об автоматизации, мы подразумеваем установку у заказчика программно-технического комплекса, обеспечивающего его потребности, - объясняет Владимир Двухименный, генеральный директор ЗАО «Ист-Консепт». - Первым и необходимым условием является приобретение лицензии на использование того или иного пакета программ, которая может быть как бессрочной, так и оформленной на определенный срок. Как правило, лицензия на определенный срок значительно дешевле бессрочной. Если внедряющая организация не передает заказчику лицензию на право использования программного продукта, это означает, что данный пакет не является лицензионным, и его применение является противозаконным. Следующий этап после приобретения лицензии - настройка установленного пакета на объекте и обучение персонала основным приемам работы с системой.
- Минимальная конфигурация системы включает два рабочих места: одно в зале и одно - в кабинете руководителя, - рассказывает Максим Кузнецов, заместитель генерального директора ЗАО «Ист-Консепт», входящей в состав группы компаний «Альфа-Групп». – В качестве примера можно привести московское кафе «Байрон». Здесь установлены 1 рабочая станция в зале и 1 рабочее место (РМ) управляющего. Весь проект составил 173 тыс. руб. В исключительных случаях можно ограничиться одним рабочим местом в зале, но тогда менеджер и управляющий будут работать со служебной информацией поочередно, создавая помехи работе обслуживающего персонала (официант, бармен и т.д.). Стоимость программного обеспечения зависит от множества факторов. В первую очередь это его брэнд и функциональность, а также узнаваемость на рынке автоматизации. В основном, цена ПО складывается из стоимости базовой лицензии (в большинстве случаев на 1 РМ в зале и 1 РМ менеджера), дополнительных лицензий «Менеджер» и «Обслуживание посетителей», дополнительных модулей системы (модули скидок, тарификации бильярда (боулинга) и т.д.) В ряд ПО уже включены все модули и отпадает необходимость докупать их отдельно.
Услуги по установке ПО зависят от нескольких условий: количества станций, которые необходимо настраивать; специфики работы заведения (настройка серверной части); количества часов обучения; необходимости запуска объекта (демонстрации работы системы в тестовом режиме с адаптацией под нужды заведения); авторского надзора (нахождения специалиста на объекте в первый день работы заведения).
- В стоимость работы по автоматизации входят установка оборудования, его настройка и обучение персонала, - говорит Дмитрий Николаев, начальник отдела автоматизации компании «Ростехнология».
- Работа в ресторане с 3 рабочими местами стоит порядка 33 тыс. руб., каждое последующее место добавляет еще 5 тыс.: работа в ресторане, где оборудуются 5 АРМ, будет стоить около 43 тыс. руб. Другая работа (предположим, выгрузки в 1С или дополнительные часы обучения) оплачивается сверх указанной суммы.

Обучение персонала

- В рамках общей программы обучения работе в системе существуют различные направления, связные с ее администрированием, ведением складского учета и прочим, - объясняет Максим Кузнецов. - Таким образом, одновременно с установкой комплекса автоматизации обучение проходят все сотрудники заведения, работающие с системой: официанты, бармены, администраторы, управляющие, бухгалтеры и др. Срок зависит от уровня подготовки персонала, предыдущего опыта работы с автоматизированными системами, а также от масштаба заведения и сложности используемой технологии работы системы. Особое внимание нужно уделить подготовке менеджера, чтобы в дальнейшем он мог самостоятельно обучать новых сотрудников. Рекомендуется проводить авторский надзор: именно на этом этапе возникает наибольшее количество вопросов у персонала, идет закрепление знаний, система окончательно настраивается.
В стоимость автоматизации обычно закладывается определенное количество часов обучения, достаточное при ответственном и организованном подходе персонала и управляющих. Первый месяц обслуживания и консультаций обычно предоставляется бесплатно, в дальнейшем за дополнительные часы обучения придется заплатить.

Что может ее изменить стоимость

- Увеличить конечную стоимость автоматизации заведения по сравнению с первоначальной (расчетной) могут два фактора, - считает Владимир Двухименный. - Первый – это нежелание заказчика прислушиваться к рекомендациям специалистов и отказ от части необходимого для реализации проекта оборудования и программного обеспечения. Как правило, это делается в целях экономии средств. В конечном итоге все равно приходится менять или докупать оборудование либо недостающее программное обеспечение. Разумеется, ни к какой экономии такие действия не приводят. На нашей практике таких случаев за много лет работы встречалось один или два. Чаще причиной удорожания является другой фактор – нежелание кого-либо из сотрудников заказчика осваивать новые технологии, что приводит к увеличению количества часов обучения. Но, как правило, в таких случаях при своевременном вмешательстве руководства заказчика все приходит в норму и нам удается сохранить рассчитанную стоимость проекта.
- Кроме того, увеличить сумму проекта могут дополнительные настройки и доработка системы, - говорит Максим Кузнецов. - Например: настройка дополнительных компонентов учета, интеграция с другими системами (1С: бухгалтерия, АСУ гостиницы и т.д.), настройка удаленного рабочего места, подключение дополнительного оборудования, настройка пейджеров для официантов, установка систем контроля доступа, систем видеонаблюдения и др.
- Как правило, отдельным договором осуществляются электромонтажные работы, прокладка кабелей или настройка компьютеров комплекса, не входящих в состав комплекса автоматизации, - продолжает Дмитрий Николаев. - Например, рабочее место бухгалтера, работающего в своей программе для бухгалтерского учета, куда настроен экспорт данных; система видеонаблюдения кассовых операций для регистрации всех случаев нарушений и мошенничества; эксклюзивные разработки; сервер, который не входит ни в одно рабочее место и устанавливается в помещение, недоступное обычному персоналу, и прочее. Увеличить стоимость автоматизации может изменение начального проекта или, к примеру, форс-мажорные обстоятельства (все оборудование залило водой). Также стоимость увеличивают дополнительные услуги: изготовление пластиковых карт, постановка фискального оборудования на учет в налоговой службе и т.д. Впрочем, у каждого заведения свои требования. Кому-то достаточно закупить «коробочную версию программы» для автоматизации, кому-то – ПО и некоторое оборудование, а кто-то стремится сделать автоматизацию «под ключ» вплоть до комплектации расходными материалами. Именно так, «под ключ», мы автоматизировали ресторанный комплекс «Бульвар»: 11 рабочих мест и 2 дополнительных. За 2 года работы был лишь один случай форс-мажора, и то - тогда просто отключили свет, и сервер работал на источнике бесперебойного питания.

Итог

- Условием максимально правильного предварительного расчета стоимости проекта являются профессионализм и порядочность исполнителя, а также готовность заказчика прислушиваться к рекомендациям профессионалов, - считает Владимир Двухименный.
- Максимально точно стоимость системы можно посчитать лишь в том случае, когда заказчик изначально точно знает, что он хочет видеть! – подчеркивает Максим Кузнецов. - Если же он не определился ни с системой работы заведения, ни с тем, где и какое оборудование покупать (у компании-автоматизатора или самостоятельно), то посчитать стоимость будет сложно.
- В среднем, оборудование ресторана на 100 посадочных мест с 5 рабочими местами и ПО обойдется порядка 400-450 тыс. руб., - говорит Дмитрий Николаев. – Окупаемость зависит от того, какая система автоматизации стояла ранее. Как правило, стоит система на базе 1С, установленная обычным программистом. У нас был опыт автоматизации одного ресторана в Ленинградской области, где стояла программа, написанная своим программистом. Уже через три недели после ее смены выручка выросла в два раза! Владельцы хватались за головы: куда до этого девались наши деньги? Таким образом, здесь система была окуплена фактически за месяц. Примерно за этот срок, месяц-два, она окупается, если до этого в заведении вообще не было системы автоматизации.


© 2007 «Proficafe» - комплексные услуги для кафе, баров, ресторанов, гостиниц и т.д.
Тел. в Москве: 8 (495) 646-83-50
Тел. в Санкт-Петербурге: 8 (812) 313-27-87
Тел. в Новосибирске: 8 (383) 362-04-37